Privacyverklaring WorryFree Administraties

Artikel 1 – Algemeen

1.1 Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden via de website en in het kader van de dienstverlening van WorryFree Administraties, gevestigd aan Industriestraat 6d, Hardinxveld-Giessendam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87117851, hierna: “WorryFree”.

1.2 WorryFree is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG).

Artikel 2 – Doeleinden van gegevensverwerking

2.1 WorryFree verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van administratieve, fiscale en financiële dienstverlening aan klanten;

• Het onderhouden van klantrelaties;

• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve bewaarplichten;

• Het verwerken van aanvragen via het contactformulier op de website;

• Het versturen van nieuwsbrieven en andere commerciële communicatie, indien en voor zover de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven;

• Het verbeteren van de website en dienstverlening, onder meer door middel van cookies en analysetools.

Artikel 3 – Rechtsgrond voor verwerking

3.1 Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt indien en voor zover aan ten minste één van de volgende rechtsgronden is voldaan:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;

• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op WorryFree rust;

• De verwerking is gebaseerd op uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene;

• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van WorryFree of een derde, voor zover de belangen of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene niet prevaleren.

Artikel 4 – Categorieën van persoonsgegevens

4.1 Afhankelijk van de aard van de dienstverlening kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt:

• Naam, adres, woonplaats (NAW-gegevens);

• E-mailadres, telefoonnummer en overige contactgegevens;

• Geboortedatum;

• Bedrijfsgegevens, inclusief KvK-nummer en btw-nummer;

• Bankrekeningnummer;

• Inloggegevens van administratieve systemen (uitsluitend indien nodig en met expliciete toestemming);

• Financiële gegevens, waaronder facturen, bonnen, transacties en afschriften;

• Technische gegevens, zoals IP-adres en cookiegegevens.

Artikel 5 – Bewaartermijnen

5.1 WorryFree bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn.

5.2 In het geval van fiscale en administratieve gegevens geldt een bewaartermijn van ten minste 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.

5.3 Gegevens van prospects of geïnteresseerden worden maximaal 1 jaar bewaard indien geen overeenkomst tot stand komt.

Artikel 6 – Verstrekking aan derden

6.1 Persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan derden indien en voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, of indien WorryFree daartoe wettelijk verplicht is.

6.2 Mogelijke ontvangers van persoonsgegevens zijn onder meer:

• De Belastingdienst en andere overheidsinstanties;

• Softwareleveranciers van administratieve systemen;

• Hostingproviders, cloudopslagdiensten en IT-dienstverleners;

• Externe adviseurs en opdrachtnemers voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van werkzaamheden namens of in opdracht van WorryFree.

6.3 Met verwerkers die namens WorryFree persoonsgegevens verwerken, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de vereisten van artikel 28 AVG.

Artikel 7 – Beveiliging

7.1 WorryFree treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen waarborgen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau.

7.2 Beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:

• Versleuteling van gegevensoverdracht via SSL/TLS;

• Sterk wachtwoordbeleid en toegang tot systemen op basis van autorisatie;

• Regelmatige back-ups en beveiligde opslag;

• Logging en monitoring van toegang tot persoonsgegevens.

Artikel 8 – Rechten van betrokkenen

8.1 Betrokkenen hebben de volgende rechten op grond van de AVG:

• Recht op inzage: Het recht om te weten welke persoonsgegevens WorryFree verwerkt;

• Recht op rectificatie: Het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren;

• Recht op verwijdering: Het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen indien deze niet langer nodig zijn;

• Recht op beperking van verwerking: Het recht om de verwerking tijdelijk stop te zetten;

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Het recht om gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen;

• Recht van bezwaar: Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang;

• Recht om gegeven toestemming in te trekken: Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen beïnvloedt.

8.2 Verzoeken tot uitoefening van deze rechten kunnen worden gericht aan:
📧 [e-mailadres verwerkingsverantwoordelijke]

8.3 WorryFree zal uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek reageren.

Artikel 9 – Cookies

9.1 WorryFree maakt op haar website gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Deze cookies worden geplaatst om de functionaliteit van de website te waarborgen, gebruik te analyseren en eventueel gerichte advertenties aan te bieden.

9.2 Bij het eerste bezoek aan de website wordt de gebruiker geïnformeerd over het gebruik van cookies en wordt toestemming gevraagd voor het plaatsen van cookies waarvoor toestemming vereist is.

9.3 Meer informatie over het cookiebeleid is beschikbaar in een afzonderlijk document: Cookieverklaring.

Artikel 10 – Wijzigingen in deze verklaring

11.1 WorryFree behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is steeds te vinden op de website van WorryFree.

11.2 In geval van substantiële wijzigingen zal WorryFree betrokkenen hierover actief informeren via de bekende contactgegevens.